Tutkimusaineistojen hallinta: Suunnittele

Aineistonhallintasuunnitelma (Data Management Plan, DMP) on dokumentti, johon sinä tutkijana tai TKI-projektissa työskentelevänä määrittelet tutkimusaineistosi elinkaarta tutkimuksesi aikana ja sen jälkeen. Tampereen korkeakouluyhteisön avoimen tieteen linjauksessa edellytetään, että tutkija laatii tutkimuksestaan jo suunnitteluvaiheessa aineistonhallintasuunnitelman. Aineistonhallintasuunnitelman sisältöä tulisi myös päivittää sitä mukaa, kun asiat tarkentuvat tai muuttuvat tutkimuksen edetessä.

Miten laadin aineistonhallintasuunnitelman? LUE AINAKIN NÄMÄ ENSIN.

• Kirjoita aineistonhallintasuunnitelmasi DMPTuulin avulla. Kirjautuminen palveluun onnistuu HAKA-kirjautumisella, kunhan olet ensin luonut itsellesi tunnuksen. DMPTuulissa on rahoittajien mallipohjia ja ohjeistuksia aineistonhallintasuunnitelman tekemiseksi. DMPTuulissa on myös Tampereen korkeakouluyhteisön oma ohje (pdf) Ota tarvittaessa yhteyttä researchdata@tuni.fi

• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa tutkimussuunnitelmasi täydentämiseen. Vältä päällekkäisyyttä tutkimussuunnitelman kanssa.
  • Tutkimussuunnitelma kuvaa aineiston tieteellistä, analyyttistä ja metodologista käsittelyä.
  • Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa aineiston teknistä ja hallinnollista käsittelyä.
  • Päällekkäisyyksien välttämiseksi viittaa aineistonhallintasuunnitelmassa tutkimussuunnitelmaan ja päinvastoin.
• Käytä aineistonhallintasuunnitelmaa riskinarvioinnin kuvauksena. Osoita, että pystyt tunnistamaan, ennakoimaan ja hallitsemaan aineistonhallintaprosessiin liittyviä riskejä.
• Laadi aineistonhallintasuunnitelma oman tutkimushankkeesi näkökulmasta. Älä kopioi esimerkkejä muualta.
• Kirjoita vain virkkeitä, jotka itse ymmärrät.
• Vastaa kysymyksiin, jotka koskevat tutkimustasi. Jos jokin kysymys ei liity tutkimukseesi, perustele, miksi näin on.
• Vastaa ainakin pääkysymyksiin. Kaikkiin alakysymyksiin ei tarvitse vastata erikseen.
• Sisällytä suunnitelmaan taustatietoja, esimerkiksi hakijan ja hankkeen nimet, hankkeen numero, rahoituspäätöksen tunniste ja aineistonhallintasuunnitelman versiotieto.
• Osoita aineiston- ja versionhallintataitosi esimerkiksi nimeämällä myös aineistonhallintasuunnitelma asianmukaisesti.
• Noudata organisaation tai rahoittajan vaatimuksia.

Mihin tutkimusaineistojen hallinnointia ja aineistonhallintasuunnitelmaa tarvitaan?

• Tutkimusaineistojen hallinnointi ja aineistonhallintasuunnitelman laatiminen kuuluvat hyviin tieteellisiin käytäntöihin.
• Etukäteen laadittu aineistonhallintasuunnitelma vähentää aineistojen häviämisen tai tuhoutumisen riskiä.
• Suunnitelman avulla pystyt ennakoimaan ja hallitsemaan omistajuuteen ja käyttöoikeuksiin liittyviä yksityiskohtia.
• Etukäteen laadittu suunnitelma mahdollistaa aineistojen avaamisen ja luo edellytyksiä uusien yhteistyöhankkeiden muodostumiselle.
• Suunnittelu auttaa seuraamaan rahoittajien linjauksia.
• Suunnittelemalla säästät aikaa ja rahaa.
• Aineistonhallintasuunnitelma kertoo osaamisestasi hankkeen johtajana.

Aineistonhallintasuunnitelman yhteydessä aineisto (data) ymmärretään laajasti. Tutkimusaineisto ja -data kattavat kaikki tiedot ja resurssit, joihin tutkimustuloksesi perustuvat. Suunnitelmassa voit keskittyä kuvamaan vastuullasi olevaan aineistoon.

Aineistonhallintasuunnitelma kuvaa, miten tutkimusaineistoa hallinnoidaan koko tutkimuksen elinkaaren ajan. Aineistonhallintasuunnitelmaa päivitetään säännöllisesti tutkimushankkeen edistyessä.

Tutkimusaineiston hallintaan liittyvien käytäntöjen tulee pyrkiä ns. FAIR-periaatteiden noudattamiseen eli siihen, että aineisto on löydettävissä (Findable), saavutettavissa (Accessible), yhteentoimiva (Interoperable) ja uudelleen käytettävissä (Re-usable).

Onnea aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen!

Aineistonhallintasuunnitelman sisältö ja rakenne voivat vaihdella esimerkiksi rahoittajan vaatimusten ja ohjeiden mukaan. Alla olevaan taulukkoon on listattu kysymykset, jotka aineistonhallinnan suunnittelussa tulisi ottaa huomioon. Taulukon sisältö perustuu Kansalliseen aineistonhallinnan yleisohjeeseen.

---

Sisällöt	Kysymykset
Aineiston yleiskuvaus	Millaiseen aineistoon tutkimuksesi perustuu? Millaista aineistoa kerätään, tuotetaan tai käytetään uudelleen? Missä tiedostomuodoissa aineisto on? Arvioi myös karkealla tasolla, kuinka paljon levytilaa aineistosi lopulta tarvitsee. Miten aineiston yhtenäisyys ja laatu varmistetaan?
Eettisten periaatteiden ja lainsäädännön noudattaminen	Mitä eettisiä seikkoja aineistosi hallintaan liittyy (esim. arkaluonteisten tietojen käsittely, tutkittavien identiteetin suojaaminen ja tietojen jakamista koskevan suostumuksen hankkiminen)? Miten aineiston omistajuuteen, tekijänoikeuksiin ja immateriaalioikeuksiin liittyviä asioita hallitaan? Estävätkö tekijänoikeudet, käyttöoikeudet tai muut rajoitukset aineiston käyttämisen tai jakamisen?
Dokumentointi ja metadata	Miten dokumentoit aineistosi, jotta se on löydettävissä, saavutettavissa, yhteentoimivaa ja uudelleen käytettävissä sekä itseäsi että muita varten? Mitä metatietostandardeja, README-tiedostoja ja muuta dokumentaatiota käytät, jotta muut voivat ymmärtää ja käyttää aineistoasi?
Tallentaminen ja varmuuskopiointi	Minne aineistosi tallennetaan ja miten se varmuuskopioidaan? Kuka valvoo pääsyä aineistoon ja miten suojattua pääsyä aineistoon valvotaan?
Aineiston avaaminen, julkaiseminen ja arkistointi tutkimushankkeen päätyttyä	Mikä osa aineistosta voidaan asettaa avoimesti saataville tai julkaista? Missä ja milloin aineisto tai siihen liittyvät metatiedot asetetaan saataville? Mihin pitkällä aikavälillä arvokkaat tiedot arkistoidaan ja kuinka pitkäksi ajaksi?
Aineistonhallinnan vastuut ja resurssit	Ketkä vastaavat aineistonhallintaan liittyvistä tehtävistä tutkimusprojektin elinkaaren aikana? Arvioi myös aineistonhallintaan tarvittavat resurssit (esim. taloudelliset, ajalliset, työmäärään liittyvät.)

Kirjoita aineistonhallintasuunnitelmasi DMPTuulin avulla

• Esimerkkejä aineistonhallintasuunnitelmista DMPTuulissa
• Aineistonhallinnan ohjeet opiskelijalle (docx)
• Jos et halua käyttää DMPTuulia, voit kuitenkin tulostaa itsellesi valmiin mallipohjan suunnitelmallesi.
• Esimerkkejä aineistonhallintasuunnitelmista (DCC)

• EU Horizon 2020: esimerkki aineistonhallintasuunnitelmasta: STEP – Societal and political engagement of young people in environmental issues (pdf)

Hyödyllisiä oppaita aineistonhallintaan ja sen suunnittelemiseen

• Täydentävä ohje arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja sisältävän datan hallinnan suunnitteluun.
• Aineistonhallinnan käsikirja: Aineistonhallinnan suunnittelu Tietoarkisto (FSD)
• Avoin TKI-hankkeessa tehtyyn opinnäytetyön valmistelulomakkeeseen liittyvä aineistonhallinnan suunnitelma.
• Brittiläisen DCC:n ohjeet siitä, miten teet aineiston hallinnan ja jakamisen suunnitelman.
• DCC:n aineistonhallinnan tarkistuslista (pdf)
• Eurooppalaisten yhteiskuntatieteellisten data-arkistojen aineistonhallinnan opas.
• Eurooppalaisten tutkimusrahoittajien kattojärjestö Science Europe:n aineistonhallinnan ohjeet (pdf)

Rahoittajien ohjeita 

• Aineistonhallintasuunnitelma (Suomen Akatemia)
• Guidelines on Open Access to Scientific Publications and Research Data in Horizon 2020 (pdf)
• Guidelines on Data Management in Horizon 2020 (pdf)
• Exploitation & Open science in Horizon Europe (pdf)
• Linjaus avoimesta tieteestä 2018 (pdf) (Business Finland)

Etkö löytänyt tarvitsemaasi tietoa oppaasta? Puuttuuko sieltä jokin tärkeä asia? Ota yhteyttä Tampereen yliopiston Datapalveluun, niin autamme ja opastamme sinua tutkimusaineistojen hallinnassa.

Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä..