PDF-muunnos ja Saavutettavuus - Väitöskirjan julkaiseminen Tampereen yliopistossa - Oppaat

Tekstin muuntaminen PDF:ksi

Mallipohjaan tehdyn väitöskirjan tallennus pdf-muotoon

Avaa tiedostosi wordissa.
Liitä kaikki fontit mukaan (Tiedosto -> Asetukset -> Tallentaminen -> Upota fontit tiedostoon). Tallenna työsi.
Älä pakkaa tiedoston kuvia (Tiedosto -> Asetukset-> Lisäasetukset -> valitse ’Älä pakkaa tiedoston kuvia’ ja aseta oletustulostuskohde: 220 ppi:ksi).
Tarkista, että valintanauhan Tiedosto-välilehdellä Tiedot-kohdan Ominaisuuksissa otsikko on nimetty
Valitse Tiedosto – Tallenna nimellä.
Valitse Tallennusmuoto-pudotusvalikosta PDF.
Valitse Optimointi-kohdasta Vakio (online-julkaiseminen ja tulostaminen).
Tarkista Asetukset-kohdasta PDF-asetukset, että siellä ei ole valittuna kohdat: ISO19005-1 -yhteensopiva tai (PDF/A) yhteensopiva ja bittikartan teksti, kun fontteja ei upoteta
Valitse paikka mihin haluat pdf:n tallentaa ja kirjoita pdf-tiedoston nimi.
Valitse Tallenna.
Tarkista pdf-tiedostosta, että kaikki fontit on upotettu. (Tiedosto-Asetukset-Fontit (sisällytetty)).

HUOM! Painossa vaihdetaan lähettämääsi tiedostoon tarkastetut nimiösivut, jos työ on tallennettu PDF/A-muotoon, vaihtaminen ei onnistu.

PDF/A

Jos julkaiset muualla kuin yliopiston väitöskirjasarjassa, lähetä kirjastolle väitöskirjasi PDF/A-tiedostona väitöskirjan arkistointia varten. PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto. Sen tiedostopääte on pdf. PDF-tiedostomuotoja on useita erilaisia eivätkä kaikki pdf-päätteiset tiedostot ole PDF/A-tiedostoja. Tällä hetkellä mikään yleisesti käytettävä ohjelma ei tallenna oletuksena PDF/A-muodossa, joten oikean tiedostomuodon joutuu aina tekemään jonkun valinnan kautta.

Muista aina PDF/A-muunnoksen jälkeen selata tiedoston läpi ja katsoa ettei muunnos ole aiheuttanut ongelmia. Kiinnitä erityisesti huomiota, että kaikki teksti- ja kuvaelementit näkyvät tarkoittamallasi tavalla. Kiinnitä huomiota myös tavutukseen.

PDF/A Muuntaja

Helpoin tapa on käyttää PDF/A-muunnokseen Muuntaja-palvelua. Muuntaja-palvelulla voit muuttaa PDF/A-muotoon joko tavallisen PDF:n, Microsoft Wordin .doc tai .docx -tiedostomuodon tai LibreOfficen .odf-tiedostomuodon. Muuntaja -palveluun kirjaudutaan Tuni -tunnuksilla Muuntaja-sivun oikeasta yläkulmasta osoitteessa https://muuntaja.tuni.fi/.

Lisää ohjeita Muuntaja-palvelun sivulla

Voit tehdä PDF/A-muunnoksen myös muilla ohjelmilla.

LaTeX

Muunnoksen tekeminen LaTeXilla: Ohje PDF/A-tietueen tekemiseen LaTeXilla

Huomioi tiedoston saavutettavuus

Saavutettavuus edistää yhdenvertaisuutta. Verkkopalvelun saavutettavuus tarkoittaa sitä, että kaikkien ihmisten olisi mahdollisimman helppo käyttää verkkopalvelua riippumatta tilanteesta tai mahdollisista toiminnan rajoitteista. Saavutettavuus on erityisen tärkeää esimerkiksi vammaisille ihmisille, ikäihmisille tai kognitiivisista ongelmista kärsiville ihmisille. Tiedostot ovat haastavia henkilöille, jotka lukevat sisältöä apuvälineellä.

Saavutettavuusdirektiivi

Suomessa saavutettavuutta edellyttää myös laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta. Laki koskee viranomaisten, kuten yliopistojen, tuottamia verkkosisältöjä ja -palveluja. Lain saavutettavuusvaatimukset koskevat sekä verkkopalvelujen teknistä toteutusta että verkkosivuilla julkaistuja tiedostoja. Näitä ovat erityisesti opinnäytteet, jotka julkaistaan Trepossa.

Saavutettava pdf-tiedosto

Olennaista saavutettavassa PDF-tiedostossa on, että se on tehty alusta asti saavutettavuus huomioiden. Jotta saat PDF-tiedostosta saavutettavan, sinun tulee tehdä ensin alkuperäisestä word-tiedostosta saavutettava ja sen jälkeen muuntaa se oikein PDF-muotoon. Oikein tallennetussa PDF:ssä on mukana kaikki Wordissä lisäämäsi rakenteet, joita esimerkiksi ruudunlukuohjelmaa käyttävä näkövammainen henkilö voi lukea.

Saavutettavassa word-tiedostossa tulisi olla ainakin seuraavat asiat:

Tiedoston rakenne (otsikot, kappaleet, luettelot) on tehty Tyylit-valikon avulla, ei esimerkiksi muuttamalla fonttikokoa.
Fontti on tarpeeksi suuri ja helppolukuinen, fontin ja taustan välillä on tarpeeksi suuri kontrasti.
Kuvissa on vaihtoehtoinen teksti, joka kertoo kuvan sisällön kontekstissa niille, jotka eivät näe kuvaa.
Taulukot on tehty wordin tai excelin taulukkotyökalulla ja taulukoissa on otsikkorivi.
Asiakirjan ominaisuuksissa on määritelty sen kieli ja otsikko (eri asia kuin tiedostonimi).
Saavutettavuus on varmistettu wordin Tarkista helppokäyttöisyys -toiminnon avulla.

Ohjeita dokumenttien muokkaamiseen saavutettavaksi saat seuraavilta sivuilta:

Saavutettavasti.fi
Korkeakouluyhteisön intran sivulta Tiedostojen saavutettavuus
Ohje saavutettavan pdf-muunnoksen tekemiseen yliopiston intrassa

Väitöskirjan julkaiseminen Tampereen yliopistossa: PDF-muunnos ja Saavutettavuus