Opinnäytteen jättäminen arvioitavaksi ja julkaiseminen: PDF/A-ohjeet

PDF/A on pitkäaikaissäilytykseen ja arkistointiin tarkoitettu tiedostomuoto. Sen tiedostopääte on pdf. PDF-tiedostomuotoja on useita erilaisia eivätkä kaikki pdf-päätteiset tiedostot ole PDF/A-tiedostoja. Tällä hetkellä mikään yleisesti käytettävä ohjelma ei tallenna oletuksena PDF/A-muodossa, joten oikean tiedostomuodon joutuu aina tekemään jonkun valinnan kautta.

Muista aina PDF/A-muunnoksen jälkeen selata tiedoston läpi ja katsoa ettei muunnos ole aiheuttanut ongelmia. Kiinnitä erityisesti huomiota kuviin ja taulukoihin.

Helpoin tapa on käyttää PDF/A-muunnokseen Muuntaja-palvelua, joka löytyy osoitteesta muuntaja.tuni.fi. Muuntaja-palvelulla voit muuttaa PDF/A-muotoon joko tavallisen PDF:n, Microsoft Wordin .doc tai .docx -tiedostomuodon tai LibreOfficen .odf-tiedostomuodon. Muuntaja-palveluun kirjaudutaan tuni-tunnuksilla. Lisää ohjeita Muuntaja-palvelun sivulla.

​Käytännössä PDF/A-muotoon tallentaminen eroaa normaalin PDF:n tallennuksesta vain siten, että käytettävän ohjelman asetuksista pitää valita oikea tallennusmuoto, oletuksena ohjelmat eivät tallenna PDF/A-muotoon.

Voit tehdä PDF/A-tiedoston esimerkiksi jollakin seuraavista ohjelmilla: Microsoft Word, LibreOffice Write, PDF-XChange Pro, LaTeX, Acrobat Distiller. Selaa PDF/A-tiedosto muuntamisen jälkeen läpi ja tarkista, että kaikki teksti- ja kuvaelementit näkyvät tarkoittamallasi tavalla. Kiinnitä huomiota myös tavutukseen.

Microsoft Word:

• Avaa opinnäyte Wordiin
• Valitse "Tallenna nimellä/Save as"
• Valitse käytettäväksi tiedostotyypiksi PDF
• Klikkaa "Asetukset/Options"
• Laita rasti kohtaan "ISO 19005-1 compliant (PDF/A)"
• Paina "OK"
• Anna tiedostolle haluamasi nimi
• Valitse tallennushakemisto
• Paina "Tallenna"

LibreOffice Writer

• Avaa opinnäyte Writeen
• Valitse "Vie PDF:änä/Export as PDF..."
• Laita rasti kohtaan "PDF/A-1a"
• Paina "Vienti/Export"
• Anna tiedostolle haluamasi nimi
• Valitse tallennushakemisto
• Paina "Tallenna/Save"

PDF-XChange Pro

• Avaa opinnäyte käyttämäsi tekstinkäsittelyohjelmaan (esim. Microsoft Word tai LibreOffice Writer)
• Valitse "Tulosta/Print"
• Valitse tulostimeksi "PDF-XChange"
• Valitse tulostimen ominaisuudet/properties
• Valitse "Settings"-välihdeltä kohta "General"
• Valitse kohdasta "Conform to Specification" arvo "PDF/A-1b (RGB)"
• Valitse "Ok"
• Valitse "Tulosta/Print"
• Anna tiedostolle haluamasi nimi
• Valitse tallennushakemisto
• Paina "Tallenna/Save"

Acrobat Distiller

• Kun tiedosto on auki InDesignissa valitaan "File - Print"
• Valitse tulostimeksi "PostScript File"
• Paina "Save"
• Avaa ps-tiedosto joka avautuu Acrobat Distillerillä
• Valitse "Default Settings" "PDF/A (1b)"
• Distiller tulostaa tiedoston PDF/A:na haluttuun hakemistoon.

LaTeX

• Ohje PDF/A-tiedoston tekemiseksi LaTeXilla